5 consejos para implementar una nueva herramienta de gestión en un equipo

Aunque la herramienta sea sencilla y adaptada a las necesidades de la empresa, su implementación cambia las costumbres del equipo, quien puede demostrar ciertas reticencias para integrarla en su día a día.

Sin embargo, la utilización de un CRM tiene sentido únicamente si todos los miembros de un equipo lo adoptan y trabajan bajo los mismos procesos. De poco sirve que, al cabo de una semana, solo unos pocos estén utilizando aquella herramienta mientras el resto del equipo sigue trabajando con las antiguas herramientas.

Para que el proceso de cambio fluya, dejamos aquí el listado de los 5 errores más comunes y los mejores consejos para implementar una herramienta de gestión como Eventbox en un equipo comercial.

 

1)     Explica claramente el objetivo de la nueva herramienta.

¿Qué quieres solucionar implementando una nueva herramienta de gestión comercial? Quizás para ti la respuesta es clara: mejorar la organización del equipo y generar más ventas.

Sin embargo, puede que tu equipo piense que no sea nada más que una nueva forma de controlarle y medir todo su trabajo. Con este sentimiento no pondrá demasiada energía en cambiar sus hábitos.
Como responsable del cambio deja tu mensaje muy claro: es cierto que un CRM registra la actividad comercial y es una fuente de información, pero ante todo sirve para mejorar la eficiencia comercial. No se trata de controlar sino mejorar la eficacia comercial de cada uno evitando duplicidad de trabajo, solape (quién no ha llamado 2 veces un mismo cliente en el mismo día) y situaciones de colapso.

2)     Deja claro que no es una opción

Seguramente al principio tu equipo le verá muchas desventajas respecto a las herramientas que están utilizando ahora mismo. Es únicamente una cuestión de costumbre. Hay que ser claro y no permitir compromiso. Se ha tomado la decisión de utilizar una herramienta más eficiente y todo el mundo tendrá que trabajar con ella.

Dedica el tiempo necesario a la formación, muéstrate paciente y disponible para resolver dudas, pero firme en cuanto ves que tu equipo tiende a volver a las viejas costumbres en paralelo al CRM.

Por experiencia propia, verás que es una cuestión de semanas. Nosotros también experimentamos la implementación de un software de gestión en el equipo comercial. Al principio nadie quería dejar su Excel, y tuvimos que enfrentarnos a numerosas pegas: “es tan fácil, no hace falta cambiar, nos va muy bien así, siempre hemos trabajado así, etc…”
A cabo de un par de semanas, todos agradecieron el cambio y nadie podía plantearse volver atrás.

3)     Define claramente cómo los miembros de tu equipo deben utilizar la herramienta

La herramienta es el soporte que te permite agilizar tus procesos comerciales. Pero los procesos debes definirlos y compartirlos con tu equipo: ¿Qué información incluimos? ¿Con qué frecuencia actualizamos el trabajo? ¿Después de cada llamada? ¿Cada reunión? ¿Una vez al día?

Marca claramente el uso que se ha de hacer de la herramienta para evitar que cada uno lo haga según lo que piense y que el software al final no esté correctamente actualizado para poder sacarle el máximo provecho.

4)     Comparte la información disponible

Cuando uno no entiende por qué ha de cambiar lo más seguro es que le cueste mucho más cambiar sus hábitos.

Un CRM permite extraer mucha información sobre la evolución de las ventas, la fuente de las oportunidades de negocios, las actividades realizadas, etc…
Comparte esta información con tu equipo para que entiendan que todos sus esfuerzos en adaptarse a una nueva realidad están teniendo sus frutos.

5)     Define una fecha fija de lanzamiento

Puede ser una buena idea dejar a tu equipo un periodo de prueba durante el cual pueden ir testeando la herramienta y familiarizarse con ella.
Pero deja claro desde un principio que a partir de tal fecha su uso será obligatorio y no opcional (acuérdate de nuestro punto 2).
Si no lo haces desde el principio, algunos van esperar al último momento para empezar, con el riesgo de que esta actitud desmotive a los que desde un principio se mostraron interesados en cambiar.

 

Todas estas resistencias al cambio son propias del ser humano y no tiene que ver con el hecho de que una herramienta sea fácil o difícil de utilizar.

Sin embargo, pasado el periodo de adaptación, el impacto sobre las ventas generado por el uso de una herramienta profesional se hace notar y el equipo será el primero en defender la utilización del CRM.

¿Tienes experiencia implementando un CRM en tu equipo? Cuéntanos con que dificultades te enfrentaste y cómo pudiste solucionarlas.