FAQS

Introducción a Eventbox

¿Qué es Eventbox y cómo accedo a mi cuenta personal?

Eventbox es una herramienta de gestión para propietarios, gerentes y comerciales de espacios para eventos.
Permite gestionar de forma organizada y efectiva todas las solicitudes y organización de eventos en un espacio.
Eventbox cuenta con varias funcionalidades simples y útiles para mejorar la efectividad comercial y vender más: base de datos clientes, calendario, envío de correos automáticos, indicadores de negocio, gestor de tareas, etc…

¿Cómo entro en mi cuenta Eventbox?

1.- Ya estoy registrado como usuario en Eventbox

Si ya estás registrado como cliente, habrás recibido tus claves para conectarte a tu espacio Eventbox.
Solo tienes ahora que clicar en este enlace: eventboxweb.com/login e introducir tus claves.

También verás en el menú superior la pestaña Login en la cual puedes clicar para llegar a la página de acceso a tu cuenta Eventbox.

2.- Aun no estoy registrado en Eventbox

Si todavía no te has dado de alta en Eventbox sólo tienes que ponerte en contacto con nuestro equipo para empezar a utilizar la herramienta de forma gratuita durante 30 días.
Nuestro equipo creará tu cuenta en el momento y te enviará tus claves de acceso para que puedas empezar a utilizar Eventbox.

Puedes contactar con nosotros por email, teléfono o a través de nuestro formulario de contacto.

¡Te esperamos!

 

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Eventbox tiene 2 categorías principales: el apartado EVENTOS por un lado y el apartado PERSONALIZACIÓN por el otro lado.

La parte EVENTOS contiene varias subcategorías, cada una dedicada a mejorar la gestión comercial diaria y la relación con nuestros clientes.

La parte PERSONALIZACIÓN permite definir algunos de los parámetros de Eventbox para adaptarles a nuestro negocio y tener una herramienta personalizada según nuestras necesidades.

Apartado EVENTOS

El apartado Eventos cuenta con las siguientes subcategorías:

  • Dashboard
    Aquí puedo ver todos los indicadores claves de mi negocio: número de ventas, tipo de eventos realizados, fuente de mis solicitudes, evolución de mis ventas, etc…
    La herramienta calcula automáticamente aquellos indicadores según la información introducida en Eventbox. Para tener las cifras más actualizadas y más completas sobre el negocio es importante introducir la información lo más exhaustiva posible.
  • Calendario
    En el calendario aparecen todos los eventos, pruebas de menús y visitas previstos.
    El calendario está directamente sincronizado con el apartado Eventos. Así que todos los eventos que creas desde la pestaña Eventos se plasmarán directamente en el calendario.
  • Eventos
    La pestaña Eventos será la que más utilizarás seguramente.
    Aquí puedes crear una ficha para todas las solicitudes de eventos que recibes con toda la información necesaria. Podrás afectar un estado a cada una de tus solicitudes, indicar la fecha de la visita y/o de la prueba de menú, asignar tareas de seguimiento, etc…
    Esta funcionalidad es el clave para mejorar tu eficiencia comercial por eso hemos dedicado un tutorial detallado sobre cómo utilizar exactamente esta funcionalidad.
  • Clientes
    La pestaña clientes es tu base de datos dónde tendrás guardado los datos de contacto de todos tus clientes potenciales, actuales o antiguos.

Apartado PERSONALIZACIÓN

Cada negocio es diferente y tiene sus propios procesos implementados. En Eventbox podrás adaptar la herramienta según tus necesidades y especificidades de tu negocio.

  • Plantillas
    Podrás crear y guardar tus plantillas de emails para contestar de forma más rápida a tus solicitudes.
  • Categorías
    Define aquí tus categorías de eventos, como por ejemplo evento corporativo, evento particular, boda, etc…
  • Subcategorías
    Se trata de subcategorías de eventos y van asociado a una de las categorías previamente definidas: ejemplo: Cena de gala relacionada con la categoría Evento corporativo o fiesta de cumpleaños dentro de la categoría evento particular.
  • Tipo de cliente
    Puedes definir aquí los tipos de clientes con los que sueles trabajar: particulares, empresas, agencias, etc…
  • Salas
    Si tu espacio cuenta varias salas, puedes crearlas aquí para luego afectar a cada evento la sala donde se celebrará.
  • Catering
    Este apartado sirve si trabajas con catering externos. Puedes crear aquí el listado de catering con los que colaboras para introducir esta información en la ficha del evento.
  • Comerciales
    Puedes introducir aquí el listado de tus comerciales. Servirá para saber quién gestiona cada evento.

Ante cualquier duda puedes ponerte en contacto con nosotros, estaremos encantados de poder ayudarte.
Info@eventboxweb.com / 900 123 333

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Personalización Eventbox

En Eventbox puedes personalizar algunas variables para adaptarlas a tu negocio y procesos de trabajo.
Es importante dedicarle tiempo al principio y definir exactamente los parámetros que vas a utilizar.
Esto te permitirá tener una herramienta adaptada a tu trabajo diario y obtener en el apartado dashboard información relevante sobre tu negocio.

 

1.Personalización de categorías y subcategorías

Aquí se trata de definir las categorías y subcategorías de eventos que sueles organizar en tu espacio.

Esta información se incluye en la ficha de cada evento. Así podrás sacar información sobre el tipo de evento que organizas, filtrar tus clientes según sus eventos, realizar campañas de fidelización enfocadas a cada tipo de evento, etc…

1.1 Categorías de eventos:

No hace falta crear muchas, ya podrás en las subcategorías entrar más en detalle. Normalmente hay 3 grandes familias de eventos: corporativos, sociales y bodas. Pero tienes una total libertad por crear las categorías que veas necesarias.

  • Clica en la pestaña Categoría
  • clica en el botón crear nuevo
  • Dale el título que deseas a tu nueva categoría
  • Guarda tu nueva categoría clicando en el botón Enviar

 

1.2 Subcategorías de eventos:

Si deseas entrar más en detalle, puedes afectar a cada Categoría de eventos varias subcategorías.

Por ejemplo:

  • Categoría: Evento social
  • Subcategorías: fiesta de cumpleaños, puesta de largo, comunión, bautizo, etc…

Para proceder:

  • entra en la pestaña subcategorías
  • clicka en el botón + Crear Nuevo
  • Elige el nombre de tu subcategoría (ej: fiesta de cumpleaños)
  • asóciala a unas de las categorías que habrás creado previamente.
  • Guarda tu nueva subcategoría clickando en el botón Enviar

 

 

2. Personalización Tipo de cliente

Esta variable supone crear categorías de cliente con los que solemos trabajar.
El tipo de cliente es un dato que se incluye en la ficha del cliente para poder luego filtrar nuestra base de datos según esta variable y poder llevar a cabo acciones específicas según el tipo de cliente.

Además, este dato se usará para las estadísticas del dashboard.

Crear un nuevo tipo de cliente es muy sencillo:

  • Entra en la pestaña Tipo de Cliente que verás en el apartado personalización
  • Clicka en el botón + Crear nuevo
  • Dale el título que deseas a tu nuevo tipo de cliente
  • Clicka en el botón Enviar para guardarlo

 

 

3. Personalización Salas

Esta opción es muy importante en el caso que tu espacio tenga varias salas y puedas organizar más de un evento a la vez.

Cuando creas un evento, en la ficha tienes que rellenar la fecha y el horario del evento, así como en qué sala tendrá lugar.

El sistema te dejará confirmar varios eventos en la misma fecha y hora siempre y cuando estén en salas diferentes. Sin embargo, para evitar situaciones de solape, si 2 eventos coinciden en la misma sala en un mismo día y hora, la herramienta te avisará para que resuelvas primero esta situación.

Ya lo ves, crear el listado de las varias salas de tu negocio es muy importante para utilizar Eventbox al máximo.

Para proceder:

  • Entra en la pestaña Salas que verás en el apartado personalización
  • Clica en el botón + Crear nuevo
  • Dale el título que deseas a tu nueva sala
  • Clica en el botón Enviar para guardarlo

 

4. Personalización de Comerciales

El comercial es un dato que puedes introducir en la ficha de cada evento para que cada uno pueda encontrar rápidamente sus eventos.

Seguimos la misma lógica que en los apartados anteriores:

  • Entra en la pestaña Comerciales que verás en el apartado personalización
  • Clicka en el botón + Crear nuevo
  • Introduce el nombre de tu(s) comercial(es)
  • Clicka en el botón Enviar para guardarlo

 

Si tienes alguna duda sobre la personalización de aquellas opciones no dudes en ponerte en contactar con nosotros, nuestro equipo está a tu disposición para sacar el máximo partido de Eventbox

info@eventboxweb.com / 900 123 333

 

 

 

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Apartado Eventos

En este tutorial nos vamos a centrar únicamente en la pestaña CLIENTE para explicar en detalle a qué sirve y cómo crear un nuevo cliente.

En el menú de la izquierda, debajo la categoría Eventos aparece la pestaña Clientes.

¿A qué sirve la pestaña CLIENTE?

Este apartado nos sirve para guardar de forma ordenada todos los datos de contacto de nuestros clientes.
En otras palabras, se trata de nuestra base de datos que, quizás, teníamos antes almacenada en unos ficheros Excel por ejemplo.
La ventaja es que ahora tendremos todos los datos de contacto de nuestros clientes guardados de forma ordenada en un mismo sitio bajo unos mismos estándares.

Tener la base de datos unificada puede ser muy útil para establecer estrategias de fidelización, como por ejemplo acciones de email marketing segmentadas.

Utilizando los filtros podremos encontrar y segmentar sencillamente los clientes según una misma característica.

¿Cómo crear un nuevo cliente?

Los pasos para crear un nuevo cliente son muy sencillos.

Para empezar clicamos en el botón arriba a la derecha +Crear Nuevo

Rellenamos el formulario que se ha abierto con la información de la cual disponemos.

  • Nombre y apellidos de nuestro contacto
    Ej: Jaime Perez
  • La empresa asociada al contacto.
    Ej: Empresa Jaime Perez
    Si tenemos varios interlocutores en una misma empresa podemos crear una ficha para cada contacto asociándolo siempre a la misma empresa.

Utilizando los filtros, luego nos será muy fácil encontrar todos los contactos de una misma empresa.

  • El CIF
    No es un dato obligatorio, pero puede ser útil rellenarlo desde un principio para tenerlo a mano a la hora de emitir una factura.
  • El tipo de cliente
    Elegimos el tipo de cliente en el listado que aparece.
    Previamente habremos definido los diferentes tipos de clientes desde el apartado Personalización -> tipo de cliente
    El teléfono
  • El email
    Este dato es, además del nombre del cliente, el único dato obligatorio del formulario.
  • El resto de campos, dirección, código postal, etc…
    No son obligatorios, pero como el CIF, si les tenemos desde un principio es interesante guardarles ya que nos pueden servir más adelante también a la hora de emitir una factura para este cliente.

Una vez completado, pulsamos el botón ENVIAR para guardar el registro.

Volvemos automáticamente al listado de Clientes y podemos comprobar que nuestra nueva ficha cliente se ha guardado correctamente (aparece en la primera fila del listado)

Si necesitamos modificar la información contenida en la ficha, clicamos en el lápiz que se encuentra a final de la fila.

Utilización de la barra de filtro

Para buscar un cliente en concreto o filtrar la base de datos según un criterio concreto, podemos acceder a los campos de filtros haciendo click en la barra de búsqueda que se encuentre encima del listado de cliente
Aparecen entonces las varias opciones de búsqueda.
Podemos utilizar uno o varios filtros a la vez para segmentar más o menos los resultados que queremos obtener.

Y para acabar….

La creación del cliente es el paso previo a la creación del evento ya que cada Evento que queremos crear en Eventbox debe ser asociado a un cliente.

Si tienes dudas sobre la creación de un Evento, recuerda que nuestro equipo está a tu disposición para ayudarte a utilizar Eventbox de la mejor manera.

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Estados de eventos

La organización de un evento pasa por varias etapas comerciales, de la recepción de la solicitud del cliente hasta la confirmación y realización del evento en el espacio.

En Eventbox tienes a tu disposición 6 estados diferentes según la etapa en la cual se encuentra tu evento:

  • Nuevo:
    Se trata de una solicitud que aún no se ha trabajado: el cliente os ha contactado y para tener la información guardada en un sitio seguro, creáis una ficha con la información contenida en la petición del cliente.
    Cuando un Evento tiene el estado Nuevo se entiende que hay una acción pendiente por realizar: llamada, envío de correo, organizar visita, etc…
  • Pre-reserva:
    El evento pasa al estado pre-reserva cuando el cliente haya solicitado bloquear la fecha para su evento, pero todavía no ha reservado en firme.
    Se suele asociar una fecha limite al estado de pre-reserva. Una vez caducada la fecha limite (deadline), el cliente tiene que confirmar su interés en el espacio y reservar o liberar su pre-reserva.
  • Reserva
    El cliente ha confirmado que su evento se realizará en nuestro espacio. El estado Reserva se basa en la confirmación y compromiso del cliente.
    También podemos asociar a este estado una fecha límite para que realice la paga y señal.
  • Pago parcial
    El cliente ha realizado una primera parte del pago.
  • Pago total
    El cliente ha pagado la totalidad del importe del evento
  • Cancelado
    El cliente ha cancelado su evento. Normalmente la cancelación interviene en unas de las dos primeras etapas: Nuevo y Pre-reserva.
    Una vez el evento en el estado Reserva, las cancelaciones deberían ser excepciones ya que el cliente ha confirmado realizar su evento en nuestro espacio.

El paso por cada uno de los estados no es obligatorio.
Un cliente puede en su primera toma de contacto solicitar la pre-reserva de una fecha en el caso que estuviera disponible.
En este caso el evento no pasaría por el estado nuevo, sino que tendría directamente el estado Pre-reserva. Asimismo, si la reserva se acompaña de una paga y señal, el evento podrá tener el estado Pago parcial sin pasar lo la etapa Reserva.

A cada estado suele haber una actividad comercial por realizar.
Gracias al calendario y al sistema de filtro del apartado Eventos es muy sencillo tener en una vista los eventos que tenemos en cada estado y realizar la acción correspondiente con cada uno.

Así evitamos dejar pasar fechas de caducidad de pre-reserva, enviamos los recordatorios necesarios y podemos organizar el seguimiento de cada evento en colaboración con todos los miembros del equipo.

Para facilitar la gestión y que la herramienta sea muy intuitiva y fácil de utilización, cada estado tiene un color diferente:

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Para cualquier pregunta que quieras hacernos, escríbenos a info@eventboxweb.com o llama al +34 900 123 333